Organizatorze konferencji: źle przygotowani prelegenci niszczą Twój event

Organizacja konferencji to ogromna inwestycja czasu, pieniędzy i reputacji. A jednak wielu organizatorów nie weryfikuje ani nie przygotowuje prelegentów pod kątem wystąpień publicznych. W tym artykule pokazuję, dlaczego sama wiedza merytoryczna to tylko część sukcesu, jak brak przygotowania psuje markę wydarzenia oraz co możesz zrobić – nawet bez dużego budżetu – aby podnieść poziom konferencji i doświadczenie uczestników.

Spis treści

1. Inwestycja w konferencję a jakość wystąpień

2. Merytoryka to tylko 10% sukcesu

3. Problem przesadnej sprzedaży na scenie

4. To jest kwestia marki

5. Model TEDx

6. Co możecie zrobić?

7. Co na ten temat mówią badania?

8. Najczęstsze błędy organizatorów

9. Dla kogo to NIE jest

10. Co warto wiedzieć przy organizacji konferencji

11. WIDEO - obejrzyj zamiast czytać

Inwestycja w konferencję a jakość wystąpień

Specjalny artykuł dla organizatorów konferencji. Moi drodzy, kupę kasy inwestujecie w to zazwyczaj. Zdarza się, że to jest nierentowne.

Nie przynosi takiego przychodu czy dochodu. Mnóstwo czasu, mnóstwo przygotowań i zapraszacie prelegentów, którzy nie wiecie jak występują. Mało tego, czasami wiecie, że to będzie ich pierwszy raz.

Jeżeli nie zadbacie o odpowiednie przygotowanie i przeszkolenie, to wychodzą uczestnicy z takiej konferencji i teraz myślą sobie na przykład tak jak ja, 50–70% takich sobie było tych prezentacji.

Merytoryka to tylko 10% sukcesu

To, że ktoś jest super ekspertem merytorycznym, to na prezentacji jest 10% sukcesu.

Cała reszta to jest to, jak on będzie występować, autoprezentować się, jak będzie przekonywać, jak będzie zaciekawiać, angażować, jak będzie zarządzać swoją energią, dynamiką, mową ciała, głosem, ruchem.

Problem przesadnej sprzedaży na scenie

Niektóre prezentacje były naszpikowane już taką reklamą, że to się stawało niesmaczne, że to już była przesada. Tu trzeba to zrobić bardzo umiejętnie.

Żeby przemycać pewne treści, żeby zachęcać, żeby powodować poczucie niedosytu, a nie właśnie przesytu. I wtedy powstaje takie poczucie, to miała być konferencja, gdzie dostanę know-how, a nie gdzie będzie mi się coś wciskać i sprzedawać. Jeszcze płacę za to. 

Niektóre prezentacje były naszpikowane reklamą tak bardzo, że to się stawało niesmaczne.

Tu trzeba to zrobić bardzo umiejętnie. Przemycać treści. Budować niedosyt, a nie przesyt, bo uczestnik przychodzi po know-how, a nie po sprzedaż. Zwłaszcza jeśli jeszcze za to płaci.

To jest kwestia marki

Mało, dużo nie ma znaczenia. Dla was nieodpowiednie przygotowanie prelegentów albo niepewność co do tego, dla was to jest psucie sobie marki. Ja na drugi raz będę się zastanawiał, czy pójść na taką konferencję, czy na taką marketingową.

Może wolę zapłacić więcej, bo mój czas jest cenny i pójść na tą, gdzie są lepsze opinie, bardziej doświadczeni prelegenci. Bo jeden dzień mojego czasu versus paręset złotych? Nie, to ja wolę iść na tamtą. Więc jakby nie pozwólcie sobie na to, żeby brać kogoś, kto jest super ekspertem merytorycznym itd., ale to, że ktoś jest merytoryczny, to na prezentacji jest 10% sukcesu.

10% sukcesu. Cała reszta to jest to, jak on będzie występować, autoprezentować się, jak będzie przekonywać, jak będzie zaciekawiać, angażować, jak będzie zarządzać swoją energią, dynamiką, mową ciała, głosem, ruchem. Tu jest bardzo dużo elementów, o których często prelegenci albo nie mają zielonego pojęcia, albo nigdy się z tego nie szkolili. 

Model TEDx

Występują raz na rok na konferencjach, albo w ogóle to jest ich pierwszy raz. Więc zobaczcie, jak jest na TEDxie. Jest dedykowany opiekun, który dba o to, żeby prelegent był przygotowany.

Ja nie wchodzę w kwestie budżetowe, tylko chcę Wam zwrócić uwagę na to, co Wy chcecie osiągnąć po konferencji. Bo jeżeli chcecie robić kolejną konferencję za kilka miesięcy, no to rozumiem, że chcecie, żeby uczestnicy wychodzili i polecali Was i mówili wow, super, a nie, że no w sumie za taką cenę to można przeżyć spoko, no coś tam wyniosłem, jedną rzecz wyniosłem. Chcecie, żeby tak mówili? Jedną rzecz wyniosłem? Bo wiecie, gdybyście byli jedynym organizatorem, to jedną rzecz wyniosłem może być spoko za niewielkie pieniądze.  

Co możecie zrobić?

Jeżeli jest konkurencja, która lepiej się marketinguje, ma więcej opinii, lepszy brand, no to może być niewystarczające w dzisiejszym świecie. Więc zmierzam do tego, żebyście na różne sposoby skorzystali z jakichś profesjonalistów i okej, zapraszam, skorzystajcie ze mnie, ale też z innych. Nie musi być ze mnie.  

Chodzi o to, żeby dobrze przygotować tych prelegentów. Albo jeżeli nie macie na to budżetu, naprawdę nie chcecie w to zainwestować i drugorzędne jest dla Was, co tam ludzie, jakie uczucia, odczucia, z jaką energią wejdą, z jakimi uczuciami, z jakim know-how, co będą pamiętać za miesiąc, za trzy miesiące, kiedy znowu im przyślecie newsletter. Jeżeli to dla Was nie jest istotne, to przynajmniej polećcie im jakieś szkolenia z wystąpień, zachęćcie. Zapraszam na nasze szkolenie z wystąpień publicznych i prezentacji biznesowych.

Pokażcie, że ci, którzy się szkolili, mają np. takie ankiety, takie opinie, a ci, którzy się nie szkolili, mają takie ankiety, takie opinie i zadbajcie o to we własnym zakresie, drodzy prelegencie, żeby się przygotować. Bo często ci prelegenci nawet z własnych, prywatnych pieniędzy zainwestują w to, bo to jest olbrzymie wydarzenie dla człowieka osobiście, udział w konferencji, prelekcja czy wystąpienie, więc to zdarza się, że ludzie ze swoich pieniędzy za to płacą, także jakby nawet możecie to nie budżetowo osiągnąć, ok? Tylko zróbcie coś dla Was, dla prelegentów i dla uczestników, czyli dla wszystkich stron, to będzie olbrzymia korzyść.

Co na ten temat mówią badania?

To nie jest tylko kwestia estetyki czy „widzimisię”. 

Badania nad doświadczeniem uczestników wydarzeń pokazują, że jakość wystąpień i percepcja wartości merytorycznej bezpośrednio wpływają na ocenę całego eventu oraz skłonność do polecania go dalej (tzw. Net Promoter Score). 

W modelach badających satysfakcję z wydarzeń biznesowych podkreśla się, że treść i sposób jej podania są kluczowymi czynnikami wpływającymi na lojalność uczestników (Bowdin et al., Events Management).

Dodatkowo badania nad komunikacją perswazyjną wskazują, że nadmierna sprzedaż i agresywny przekaz reklamowy obniżają poziom zaufania do nadawcy (Friestad & Wright, 1994 – Persuasion Knowledge Model).

Źródło:
Friestad, M., Wright, P. (1994). The Persuasion Knowledge Model. Journal of Consumer Research.
https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/21/1/1/1794317

To oznacza jedno: sposób wystąpienia i balans między wiedzą a sprzedażą realnie wpływają na markę wydarzenia.

Najczęstsze błędy organizatorów

• zapraszanie wyłącznie na podstawie merytoryki

• brak weryfikacji umiejętności scenicznych

• brak prób generalnych

• tolerowanie nachalnej sprzedaży

• brak opiekuna merytorycznego

Dla kogo to NIE jest

Ten materiał nie jest dla organizatorów, którzy:

• traktują konferencję wyłącznie jako szybki projekt sprzedażowy

• nie planują kolejnych edycji

• nie zależy im na marce długofalowo

Co warto wiedzieć przy organizacji konferencji

1. Konferencja to doświadczenie, nie agenda.
   Ludzie zapamiętają emocje.

2. Ekspert to nie mówca.
   To dwie różne kompetencje.

3. Marka buduje się konsekwentnie.
   Jedna słaba edycja może kosztować więcej niż szkolenie.

WIDEO - obejrzyj zamiast czytać